PROCESO DE MATRICULA
Para llevar a cabo el proceso de matrícula, la institución se basa en la resolución emitida por la Secretaria de Educación Departamental, que contiene el cronograma de todo el proceso de matrícula, así: Anexo Resolución
- Proyección de cupos
- Oferta de cupos
- Inscripción.
- Matricula
Estos procesos se realizan en línea, en el Sistema Nacional de Matricula SIMAT; y es realizado por la secretaria de la Institución.
Estudiantes Antiguos
Los padres de familia y acudientes de la Institución Educativa, son atendidos por la secretaria general, bajo criterios como el respeto y la amabilidad.
La institución les suministra de manera gratuita el formulario de Inscripción a los estudiantes, en el cual se solicita información personal del estudiante y en él se les informa los requisitos para la renovación de la matrícula. Ver anexo. Formulario.
Paso seguido, se organiza el cronograma de matrículas, el cual se le da a conocer con antelación a toda la comunidad educativa a través de los docentes, en reunión general de padres de familia, en carteleras que se publica en lugares visibles y se difunde también en la radio.
Para facilitar la atención a los padres de familias o acudientes, se programa un grado por día y cuando el padre de familia tiene más de un hijo en la institución, se le legalizan todas las matriculas, esto para evitar que el padre de familia o acudiente, debe desplazarse a la institución varias veces.
El día de la matrícula, los padres de familia o acudientes, se organizan según su orden de llegada, la secretaria, inicia, revisando y constatando que el estudiante reúna los requisitos para ser matriculado en el grado que solicita ingresar.
En la Institución, se utiliza ficha acumulativa de matrícula, en cual se hace la anotación de la renovación de la matrícula, lo que es refrendado con la firma del estudiante, del padre de familia o acudiente y del rector.
Es de resaltar que este servicio es totalmente gratuito.
Estudiantes Nuevos
Los aspirantes a ingresar a la institución, se acercan, hacen la solicitud y se les hace entrega del respectivo formulario de inscripción, en el cual se le solicita información personal, en él se les da a conocer la lista de los requisito para el proceso de matrícula según el nivel. Ver anexo. Formulario
La institución no ha implementado un proceso de selección, solo se les hace una prueba diagnóstica y se les hace una entrevista con el padre de familia o acudiente, la cual es dirigida por la coordinadora de la institución, ya que ésta no cuenta con psi orientador(a), en esta se revisa el observador del alumno y se hace referencia a las anotaciones relevantes tanto positivas como negativas en lo académico y disciplinario, como también se les da a conocer las normas de la institución.
A los estudiantes, que llegan con reportes negativos en el aspecto disciplinario, y es su decisión acatar las normas de la institución con el acompañamiento de sus padres o acudientes, según sea el caso éste es remitido al Rector y si se hace necesario el Rector remitirá el caso al Consejo Directivo y al Comité de Evaluación y Promoción. Definida la situación del estudiante, se hace una nueva entrevista en donde se les da a conocer la Resolución emitida de Rectoría. En caso de ser admitido el estudiante, la resolución debe contener los aspectos a tener en cuenta en la legalización de la matrícula, tales como firmar un acta de compromiso o si el estudiante se matricula con matricula condicional.
Revisada la documentación y verificado su estado en el Sistema Nacional de Matriculas SIMAT, se procede a legalizar la matricula; la cual se lleva en la ficha acumulativa de matrícula, cuyo proceso es refrendado con las firmas del estudiante, padre de familia o acudiente y el rector.
Estudiantes Nuevos Preescolar
Estos estudiantes, que aspiran al grado Transición del Nivel Preescolar, el requisito indispensable es tener 5 años cumplidos o que los cumplan a 31 de Marzo del año en que cursarán dicho grado.
Estos estudiante proceden de los hogares de Bienestar familiar, los cuales tiene la responsabilidad de solicitar los cupos de estos niños en las instituciones educativas más cercanas, ellos deben pasar por escrito dicha solicitud, la cual debe contener, nombres y apellidos completos, número de identificación, fecha de nacimiento de los niños, con esta información, la secretaria procede a realizar la respectiva inscripción en el sistema nacional de matrículas SIMAT; esto se lleva a cabo a finales del mes de septiembre y mediados del mes de Octubre.
Después de realizada la respectiva inscripción se les hace entrega de los formularios de inscripción que elabora la institución, para efectos de tener información personal de sus estudiantes, este contiene la información de los requisitos. Ver anexo. Formulario.
CANCELACIÓN DE MATRICULA
Cuando es decisión del padre de familia o acudiente, transferir al estudiante, a otra institución, el padre de familia o acudiente, debe presentarse a la oficina de Secretaria y solicitar el retiro, para ello la secretaria, le explica, que debe traer una constancia de la institución que va a atender al estudiante donde el rector dejará constancia que al estudiante se le garantizará el cupo. Además la institución maneja un formato el cual debe ser diligenciado por el padre de familia o acudiente en donde solicita el retiro del Sistema Nacional de Matriculas, SIMAT, con el lleno de estos dos requisitos la secretaria, procede a realizar lo pertinente al traslado del estudiante.
Se hace la anotación del retiro en la ficha acumulativa de matrícula, cuya anotación es refrendada con la firma del padre de familia o acudiente; también se hace la novedad en el Sistema Nacional de Matricula, como también en el software de notas interno de la institución. Al padre de familia o acudiente, de le hace entrega de la carpeta que contiene la información del estudiante, con su respectivo observador del alumno, y es estudiante de básica secundaria y media, se hace necesario expedir certificados de estudios de los años cursados y aprobados en la institución, esto se lo explica la secretaria al padre de familia o acudiente, y éste tiene la opción de autorizar su elaboración cuando él así lo desee.
Grado Aceleración, niños especiales y PAVA
